جدول المحتويات
هيا شد رحالك معنا، سنأخذ في رحلة ممتعة إلى عالم كتب الإنتاجية الشخصية وتحقيق الأهداف. في هذه الرحلة ستتعرف على ملخص أكثر من 107 كتاباُ. سأطلعك على كيفية وضع الأهداف وتحقيقها وزيادة معدلات الإنتاجية ووضع نظام شخصي لإنجاز المهام.
أولاً: وضع الأهداف
من التقنيات التي تناولتها معظم كتب الإنتاجية هي عملية وضع الأهداف. وهذا يعني معرفة إلى أين أنت ذاهب. أو بمعنى آخر مالذي تريد تحقيقه. وماهي الوجهة التي تريد أن تصل. إن معرفة ما تريده ومعرفة الوجهة، يجعل من السهل الوصول إلى الأهداف.
لمعرفة إلى أين أنت ذاهب؟ وكيف تعرف ما الذي تريده؟ اقرأ التالي:
كيف تعرف مالذي تريده في حياتك؟
هناك عدد من الاستراتيجيات لوضع الأهداف لكن معظمها يدور حول ثلاث نقاط:
1- أهداف المدى الطويل
هذه تتمثل في الأهداف الكبيرة مثل الأشياء التي تريد أن يتذكرك بها العالم. مالذي سيقال في حفل التأبين الخاص بك.
2- أهداف المدى المتوسط
تكون مدة هذه الأهداف ما بين 3 – 5 سنوات. ما الذي تريد تحقيقه خلال هذه الفترة. ليس من الضروري أن تكون أهدافك واضحة وجلية. لكن من المهم معرفة الأهداف والوقت الذي تريد أن تنجز فيه هذه الأهداف. كما يقولون (إن قيادة السفينة التي تتحرك أسهل من قيادة تلك التي لا تتحرك.).
3- الأهداف قصيرة المدى
هذه تشمل أهداف السنة الواحدة. ما هي الأهداف التي تريد تحقيقها خلال 12 شهراً القادمة؟ ماهي الأشياء التي تريد أن تحتفل بها عند نهاية هذا العام من حيث الصحة والعلاقات والعمل؟
ثانياً: تقسيم الأهداف
من خلال رحلتي في عالم الإنتاجية أكتشفت أن وضع الأهداف لا يعني بالضرورة تحقيقها. بالطبع مسألة وضع الأهداف هي خطوة في غاية الأهمية.
تقسيم الأهداف يعني تفصيل الهدف إلى جزيئات صغيرة. مثل معرفة الخطوات الصغيرة التي يجب القيام بها لتحقيق الأهداف. إليك ملخص كتب الإنتاجية في هذا الموضوع.
دعنا نقل أنك تريد جسم رياضي ورشيق. ما هي الأشياء الصغيرة التي عليك القيام بها بشكل أسبوعي لتحقيق هذا الهدف؟ الذهاب إلى الجيم ثلاث مرات في الأسبوع وتناول الأطعمة الصحية.
لو كان الهدف كتابة كتاب مثلاً. فالأشياء التي يجب فعلها بشكل أسبوعي هي قضاء 3 ساعات في الكتابة كل يوم.
ثالثاً: تخصيص وقت محدد
تقوم هذه الفكرة على تحديد وقت معين لكل مهمة. مثلاً من الساعة 10 -12 سأبدأ بقراءة كتاب كذا. ومن الساعة 5 -6 سأكون في صالة الألعاب الرياضية.
الاستراتيجية الأفضل الواردة في معظم كتب الإنتاجية هي تقنية الأسبوع المثالي.
ماهو الأسبوع المثالي؟
فكرة الأسبوع المثالي تعني إنشاء تقويم كامل وشامل للأسبوع. يشمل وقت الذهاب إلى النوم وقت الاستيقاظ ووقت تناول الوجبات ووقت مقابلة الأصدقاء وغيرها. عند وضع تقويم الأسبوع المثالي يجب تخصيص وقت معين ومحدد الأهداف التي تريد تحقيقها.
لإنشاء التقويم الأسبوع المثالي أولاً يجب تحديد وإيجاد الوقت للأهداف، وبعدها يمكن ملأ هذه الأوقات بالأشياء التي نريد تحقيقها.
رابعاً: وضع خطة مسبقة لليوم
وضع خطة مسبقة لليوم من التقنيات الواردة في معظم كتب الإنتاجية. قبل أن تبدأ يومك يجب الإجابة على هذا التساؤل، ما هي الأشياء التي تريد أن تنجزها في هذا اليوم؟
خطة اليوم كما وردت في بعض كتب الإنتاجية:
Make Time by Jacke Knapp and John Zeratsky
- يتحدث الكتاب عن المهمة الرئيسة في اليوم.
The One Thing by Gary Keller
- هذا الكتاب يتحدث عن إنجاز شيء واحد خلال اليوم. ماهو الشيء الوحيد الذي تريد أن تنجزه في هذا اليوم.
Harvard Business Review
- يتحدث عن المهمة الأكثر أهمية في اليوم.
Eat the Frog by Brain Traisy
- وهذا الكتاب ينصح بالبدء بالمهمة الأكثر صعوبة. والتي غالباً ما نتهرب من القيام بها.
جميع هذه الكتب أعلاه وغيرها تركز على تحديد مهمة رئيسة واحدة في اليوم وتخصيص وقت محدد لهذه المهمة. تخيل لو فعلت ذلك لمدة 360 يوماً حتماً ستحرز تقدم منقطع النظير.
خامساً: مرحلة التنفيذ
بعدما وضعنا الأهداف وأنشأنا تقويم ووقت لإنجاز هذه الأهداف تأتي مرحلة التنفيذ. مرحلة التنفيذ تعتمد على نوع النشاط الذي تقوم به. مثلاً أنت طالب في كلية الطب ولديك امتحان في مادة الكيمياء. وأنت وضعت الهدف وخصصت الوقت ما بين الساعة ال 9 – 11 للدراسة للإمتحان. الآن الساعة التاسعة. هل ستبدأ الدراسة أم أنك تحاول الهروب من خلال تصفح السوشيال ميديا أو مشاهدة نتفليكس. فلو قمت بعملية الهروب فأنت لست وحيداً. الجميع يقوم بعملية الهروب.
إذن ما هو الحل؟
هنا تأتي أهمية الدافع والإنضباط. فلو كنت شخصاً منضبطاً ستبدأ الدراسة للامتحان عند الساعة ال 9. بغض النظر عن المشاعر و الأسباب التي تمنعك من الدراسة. والشخص الآخر صاحب الدافع أو الحافز سيبدأ أيضاً الدراسة عند الساعة التاسعة لأنه يملك الدوافع اللازمة لإنجاز المهمة.
منهج كشف العواطف المانعة
منهج كشف العواطف المانعة يعني معرفة العواطف التي تمنعك من أداء المهام. نجمل هذه المنهج في النقاط التالية:
- حاول فهم هذه المشاعر.
- اعرف مصدر هذه المشاعر.
- حاول التقليل من تأثير هذه العواطف.
- تغلب عليها.
- تجاوب معها.
دائماً البداية أصعب من مواصلة العمل.
سادساً: التركيز
لزيادة فعالية الإنتاجية وإنجاز المزيد من المهام لا بد من إجادة مهارة التركيز. تقول بعض الدراسات أن الموظف العادي يهدر 40% من وقته بسبب التنقل بين المهام و الإلهاء. تقول كتب الإنتاجية يمكن التركيز من خلال إغلاق اشعارات الهاتف وجهاز الكمبيوتر. أو حتى ارتداء سماعات لو كنت في مقهى أو مكان العمل. كتاب Deep Work يتحدث بشكل مستفيض عن كيف تبقى مركزاً لأطول فترة.
سابعاً: المرح
يقول علي عبدال (إن سر الإنتاجية ليس إنجاز المزيد إنما هو المرح). عندما يكون العمل ممتعاً هذا يعني أننا لا نشعر بالملل أو القلق عند القيام بالمهام.
كيف تجعل العمل ممتعاً؟
يمكن تشغيل الموسيقى الهادئة في الخلفية لإضافة نوع من المرح إلى العمل. أو حتى تغيير مكان العمل والذهاب إلى الهواء الطلق. يمكن عقد الاجتماعات مشياً.
ثامناً: الطاقة
هذا يعني أخذ قسط من الراحة بين المهام. وإعادة الشحن من جديد لمواصلة العمل. ويمكن المحافظة على الطاقة من خلال ممارسة التمارين الرياضية أو المشي وغيرها.
هناك بعض الأنشطة تستهلك الطاقة مثل مشاهدة فيديوهات التيك توك والانستقرام والتويتر. كما أن هناك بعض الممارسات تزودنا بالطاقة مثل المشي و ممارسة الرياضة والقراءة.
تاسعاً: المراجعة
هنا تأتي المرحلة الأخيرة بعد وضع الأهداف وتقسيمها وتخصيص الوقت المحدد لإنجازها.
توجد ثلاث مراحل للمراجعة.
- المراجعة اليومية
مراجعة ما الذي حدث في اليوم. مثل كيف كان يومي؟ هل كان يوم منتجاً، أم ماذا؟ هل قمت بأداء الأشياء المهمة.
- المراجعة الأسبوعية
القيام بمراجعة الأسبوع بأكمله. ما هي الإنجازات الكبرى؟ وماهي التحديات؟ ما هي الأشياء التي تعلمتها؟ كيف كان شكل الأسبوع؟
- المراجعة الربع سنوية
هذه تعني مراجعة الأعمال خلال 3 أشهر الماضية. وكيف كان شكل الأداء؟
الخاتمة
هذه أهم خمس أشياء عن الإنتاجية:
- اعرف إلى أين أنت ذاهب (الوجهة).
- خصص وقت معين لكل مهمة.
- ابدأ العمل.
- واصل العمل بشكل مستمر.
- قم بالمراجعة اليومية والأسبوعية والربع سنوية.
اقرأ أيضاً: أفضل 10 كتاب عن الإنتاجية